Reservations- und Bewilligungsportal
TESTSYSTEM
Rechtliche Informationen
Diese Seite regelt die Nutzung des Raumreservationssystems und informiert transparent darüber, wie Personendaten im Zusammenhang mit Konten, Reservationen, Bewilligungen, Nachrichten und Dokumenten bearbeitet werden.
Regeln für Benutzerkonten, Reservationsanfragen und die Nutzung der bereitgestellten Räume.
Betreiberin des Raumreservationssystems und Vertragspartnerin ist Verein für digitale Exzellenz, Verein, Im Bööl 22, 5644 Auw, Schweiz.
Diese Bedingungen gelten für Gäste, registrierte Nutzende sowie Personen mit Administrations- oder Prüfrechten.
Ein Konto darf nur von handlungsfähigen Personen oder von Personen verwendet werden, die wirksam für eine Organisation, einen Verein oder eine andere Person handeln dürfen. Minderjährige oder nicht handlungsfähige Personen benötigen die Zustimmung und Vertretung ihrer gesetzlichen Vertretung.
Wer eine Reservation für Dritte einreicht, bestätigt, zur Weitergabe der erforderlichen Angaben und zur Abgabe der damit verbundenen Erklärungen berechtigt zu sein. Die Betreiberin kann einen geeigneten Nachweis der Vertretungsbefugnis verlangen.
Das Absenden eines Formulars, eine automatische Eingangsbestätigung oder die Anzeige eines freien Zeitfensters stellt noch keine verbindliche Zusage dar. Eine Raumüberlassung wird erst verbindlich, wenn die Betreiberin die Reservation ausdrücklich bestätigt oder den im System bezeichneten definitiven Status erteilt und allfällige zusätzliche Bewilligungen vorliegen.
Bei Serien- oder Mehrfachreservationen wird jeder Termin einzeln beurteilt. Die Betreiberin darf Rückfragen stellen, Unterlagen nachfordern, Auflagen festlegen, Räume oder Zeiten im Einvernehmen anpassen oder eine Anfrage sachlich begründet ablehnen. Aus früheren Reservationen entsteht kein Anspruch auf künftige Verfügbarkeit oder Gleichbehandlung ausserhalb zwingender gesetzlicher Vorgaben.
Räume dürfen nur für den bestätigten Zweck, Zeitraum und Personenkreis genutzt werden. Nutzende sind dafür verantwortlich, die Hausordnung, Kapazitäts- und Sicherheitsvorgaben, Lärm- und Brandschutzbestimmungen, Jugendschutz, Urheber- und Aufführungsrechte sowie allfällige gastgewerbliche, polizeiliche oder sonstige Bewilligungspflichten einzuhalten. Eine Raumreservation ersetzt keine anderweitig erforderliche Bewilligung. Weisungen des zuständigen Organs sind zu befolgen.
Gebühren, Kautionen, Zusatzkosten und Zahlungsfristen richten sich nach der Reservationsbestätigung und der Gebührenordnung. Zusatzaufwand, ausserordentliche Reinigung, Schlüsselverlust, Beschädigungen oder nicht vereinbarte Mehrnutzung können im gesetzlich zulässigen Umfang nachbelastet werden, sofern sie nachgewiesen und der verantwortlichen Person zurechenbar sind.
Nutzende dürfen nur Inhalte und Dokumente übermitteln, die für die Reservation erforderlich, rechtmässig und frei von Schadsoftware sind. Untersagt sind insbesondere rechtswidrige, diskriminierende, ehrverletzende, irreführende, sicherheitsgefährdende oder Rechte Dritter verletzende Inhalte.
Wer Angaben über verantwortliche Personen, Teilnehmende oder andere Dritte übermittelt, muss dafür sorgen, dass die Weitergabe zulässig ist und die betroffenen Personen angemessen informiert wurden. Besonders schützenswerte Daten sollen nur eingereicht werden, wenn sie ausdrücklich verlangt, zwingend erforderlich und rechtlich zulässig sind.
Die Betreiberin darf Dateien automatisiert oder manuell auf technische Risiken prüfen, gefährliche Dateien sperren oder isolieren und offensichtlich unzulässige Inhalte entfernen. Sie erhält die für Bearbeitung, Speicherung, Konvertierung und Weitergabe im Reservations- und Bewilligungsprozess notwendigen, nicht ausschliesslichen Rechte.
System- und Verfahrensnachrichten zu Registrierung, Sicherheit, Rückfragen, Statusänderungen, Bewilligungen, Annullationen oder Dokumenten können auch dann versandt werden, wenn optionale Benachrichtigungen deaktiviert sind. Nutzende müssen ihre hinterlegte E-Mail-Adresse aktuell halten und den geschützten Kontobereich regelmässig prüfen.
Die Betreiberin kann die fehlerfreie oder vertrauliche Übermittlung gewöhnlicher E-Mails nicht garantieren. Rechtlich oder sicherheitsrelevante Dokumente gelten nur nach Massgabe der anwendbaren Zustellregeln und der konkreten Reservationsbestätigung als zugestellt.
Das System wird mit angemessener Sorgfalt betrieben. Wartungen, Sicherheitsmassnahmen, Störungen, Kapazitätsgrenzen oder Ereignisse ausserhalb des Einflussbereichs der Betreiberin können zu Unterbrüchen führen. Ein jederzeitiger, fehlerfreier oder für jeden Browser identischer Betrieb wird nicht zugesichert.
Funktionen, Abläufe und Schnittstellen dürfen geändert werden, sofern berechtigte Interessen der Nutzenden und bereits bestätigte Reservationen angemessen berücksichtigt werden. Sicherheitskritische Änderungen können ohne Vorankündigung erfolgen.
Die Betreiberin kann Konten oder einzelne Funktionen vorübergehend beschränken oder sperren, wenn konkrete Hinweise auf Missbrauch, Sicherheitsrisiken, falsche Angaben, erhebliche Pflichtverletzungen oder gesetzliche Verbote bestehen. Soweit vertretbar, wird die betroffene Person vorgängig informiert und erhält Gelegenheit zur Stellungnahme oder Behebung.
Eine Kontolöschung hebt bestehende Zahlungsverpflichtungen, Bewilligungsauflagen, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Ansprüche aus bereits bestätigten Reservationen nicht automatisch auf.
Annullationen durch Nutzende und allfällige Kosten richten sich nach: Benutzungsordnung.. Eine Annullation ist über den vorgesehenen Systemweg oder schriftlich an die Betreiberin zu erklären; massgebend ist der nachweisbare Eingang.
Die Betreiberin kann eine Reservation aus Sicherheits-, Betriebs-, Rechts- oder Schutzgründen annullieren, verschieben oder einen geeigneten Ersatzraum anbieten, insbesondere bei höherer Gewalt, behördlichen Anordnungen, Unwetter, Epidemien, Strom- oder Infrastrukturausfällen, Gebäudeschäden, Cybervorfällen oder nicht vertretbaren Gefahren. Bereits bezahlte reine Raumgebühren werden nach der anwendbaren Gebührenordnung behandelt; weitergehende Ansprüche bestehen nur im gesetzlich zwingenden Umfang.
Die Betreiberin haftet für vorsätzlich oder grobfahrlässig verursachte Schäden und in allen Fällen, in denen eine Haftung gesetzlich nicht ausgeschlossen oder beschränkt werden darf. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet sie – soweit gesetzlich zulässig – nur bei Verletzung einer wesentlichen Pflicht und nur für den vorhersehbaren, unmittelbaren, vertragstypischen Schaden.
Soweit gesetzlich zulässig, besteht keine Haftung für indirekte Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn oder Schäden, die überwiegend durch falsche Angaben, unsichere Endgeräte, verlorene Zugangsdaten, unzulässige Inhalte, Nichtbeachtung von Weisungen, Ausfälle fremder Netze oder andere nicht von der Betreiberin beherrschbare Umstände verursacht wurden. Diese Einschränkungen gelten nicht bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit und nicht bei sonstiger zwingender Haftung.
Ist die Betreiberin eine öffentlich-rechtliche Körperschaft oder Behörde, gehen zwingende kantonale oder kommunale Staatshaftungsregeln diesen Bestimmungen vor.
Nutzende haften nach den gesetzlichen Bestimmungen für schuldhaft verursachte Schäden und Aufwendungen, insbesondere infolge vertragswidriger Nutzung, Beschädigung, Schlüsselverlust, unzulässiger Inhalte oder Verletzung von Rechten Dritter. Eine verschuldensunabhängige oder pauschale Schadloshaltung wird durch diese Bedingungen nicht begründet.
Die Betreiberin kann diese Bedingungen für die Zukunft anpassen. Wesentliche Änderungen werden in geeigneter Weise bekannt gegeben. Für bereits bestätigte Reservationen gilt grundsätzlich die bei der Bestätigung einbezogene Fassung, soweit keine zwingenden rechtlichen, sicherheitsbezogenen oder behördlichen Gründe eine Anpassung erfordern.
Es gilt schweizerisches Recht. Zwingende öffentlich-rechtliche Vorschriften, Konsumentenschutzbestimmungen und zwingende Gerichtsstände bleiben vorbehalten. Soweit eine Gerichtsstandsvereinbarung zulässig ist, sind die Gerichte am Sitz der Betreiberin zuständig.
Sollte eine Bestimmung unwirksam oder undurchsetzbar sein, bleiben die übrigen Bestimmungen bestehen. Die unwirksame Bestimmung wird nur soweit ersetzt oder eingeschränkt, wie dies zur Erreichung eines rechtmässigen, wirtschaftlich möglichst vergleichbaren Ergebnisses erforderlich ist.
Informationen zur Bearbeitung von Personendaten im Raumreservationssystem.
Für die in dieser Erklärung beschriebenen Bearbeitungen ist die vorstehende Stelle verantwortlich. Es gilt das Datenschutzgesetz.
Wir erhalten Daten in erster Linie von den Nutzenden selbst, von Personen, die eine Reservation für Dritte oder eine Organisation einreichen, sowie von berechtigten Mitarbeitenden und Prüfstellen. Weitere Daten entstehen bei der Nutzung des Systems, in technischen Protokollen, bei Status- und Bearbeitungsschritten oder werden – soweit erforderlich und rechtlich zulässig – von zuständigen Behörden, Raumverantwortlichen oder öffentlich zugänglichen Quellen ergänzt.
Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, wird sie zweckbezogen eingeholt. Eine Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; bereits rechtmässig erfolgte Bearbeitungen und gesetzliche Pflichten bleiben unberührt.
Zugriff erhalten nur Personen und Stellen, die ihn für ihre Aufgabe benötigen. Dazu können die zuständige Administration, Raum- und Gebäudeverantwortliche, Bewilligungs- und Prüforgane, Finanzstellen, IT-Support sowie in begründeten Fällen Behörden, Gerichte, Versicherungen oder Rechtsberatungen gehören. Interne Status- oder Bucket-Zuordnungen werden nicht ohne sachliche Notwendigkeit nach aussen offengelegt.
| Kategorie | Anbieter | Ort/Staat | Zweck |
|---|---|---|---|
| Hosting und Datenbankbetrieb | METANET AG | Schweiz | Betrieb, Speicherung, Sicherung und Auslieferung des Systems |
| E-Mail-Versand | METANET AG | Schweiz | Versand von Registrierungs-, Reservations- und Systemnachrichten |
Externe Dienstleister werden nur im erforderlichen Umfang eingesetzt und vertraglich zu Datenschutz, Vertraulichkeit, angemessener Sicherheit und zulässiger Unterbeauftragung verpflichtet, soweit dies rechtlich erforderlich ist.
Aktueller Stand der grenzüberschreitenden Bearbeitung: Keine Bekanntgabe ins Ausland.
Werden Personendaten in Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau bekanntgegeben, verwendet die Betreiberin – soweit erforderlich – geeignete Garantien, etwa anerkannte Standarddatenschutzklauseln, oder stützt sich auf eine gesetzliche Ausnahme. Die betroffenen Staaten und Garantien müssen in dieser Erklärung konkret bezeichnet werden.
Das System verwendet Sitzungs- und Sicherheitsmechanismen, damit Anmeldung, Formulare, Rollenprüfung und gewählte Einstellungen funktionieren. Vor der Veröffentlichung ist anhand von Browser- und Servertests zu prüfen, welche Cookies, Local-Storage-Einträge und eingebetteten Drittdienste tatsächlich eingesetzt werden.
| Name | Zweck | Dauer | Einordnung |
|---|---|---|---|
Login-Cookie |
Anmeldung, Sitzungsverwaltung und Zugriffsschutz | 30 Tage | technisch erforderlich |
In der Session |
Schutz von Formularen und Zustandsänderungen gegen CSRF-Angriffe | Während Sitzung | technisch erforderlich |
Nicht notwendige Analyse-, Marketing- oder Drittanbieter-Technologien dürfen erst nach rechtlicher und technischer Prüfung, transparenter Ergänzung dieser Erklärung und – sofern erforderlich – wirksamer Auswahl- oder Einwilligungslösung aktiviert werden.
Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Zweck, gesetzliche Pflichten, die Sicherung und Durchsetzung von Ansprüchen oder einen dokumentierten Archivzweck erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht, anonymisiert oder – bei unveränderbaren Sicherungen – bis zur planmässigen Überschreibung gesperrt.
| Datenkategorie | Frist oder Kriterium |
|---|---|
| Nicht bestätigte oder abgelehnte Reservationsanfragen | 24 Monate |
| Bestätigte Reservationen, Bewilligungen und zugehörige Kommunikation | 10 Jahre |
| Buchungsbelege, Rechnungen und rechnungslegungsrelevante Unterlagen | 10 Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres, soweit die gesetzliche Aufbewahrungspflicht anwendbar ist |
| Benutzerkonto ohne offene Reservationen oder Ansprüche | 10 Tage |
| Nachrichten, Uploads und erzeugte Dokumente | Analog Reservationsdossier |
| Sicherheits-, Zugriffs- und Ereignisprotokolle | 12 Monate; bei Vorfällen 24 Monate |
| Backups | 30 Tage |
Eine Kontolöschung führt nicht zwingend zur sofortigen Löschung aller Dossierdaten. Daten zu bestätigten Reservationen, Bewilligungen, Zahlungen, Sicherheitsvorfällen oder Rechtsansprüchen können bis zum Ablauf der einschlägigen Fristen weiter aufbewahrt werden. Nicht mehr benötigte Konto- und Profildaten sind davon getrennt zu löschen oder zu anonymisieren.
Die Betreiberin trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen, die sich nach Art, Umfang und Risiko der Bearbeitung richten. Dazu gehören insbesondere rollen- und objektbezogene Berechtigungen, sichere Passwortspeicherung, Transportverschlüsselung, Schutz von Sitzungen und Formularen, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge, Aktualisierungen, Backups, Wiederherstellungstests sowie kontrollierte Support- und Administrationszugriffe.
Kein System ist absolut sicher. Sicherheitsmassnahmen werden deshalb regelmässig überprüft und an die technische und organisatorische Entwicklung angepasst. Nutzende tragen durch sichere Endgeräte, aktuelle Browser, starke einzigartige Passwörter und vertraulichen Umgang mit Links und Dokumenten zum Schutz bei.
Im Rahmen des anwendbaren Rechts können betroffene Personen insbesondere:
Rechte können eingeschränkt sein, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten, überwiegende Interessen, laufende Verfahren, Rechte Dritter oder die Sicherung von Ansprüchen entgegenstehen. Zur Verhinderung unberechtigter Auskünfte kann ein Identitätsnachweis verlangt werden. Gesuche sind an den unter Ziffer 1 genannten Datenschutzkontakt zu richten.
Das System kann technische Abläufe wie Verfügbarkeitsprüfungen, Statusrouting, Benachrichtigungen, Fristen oder Dokumentenerstellung automatisieren. Für Entscheide mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung gilt: Keine ausschliesslich automatisierten Entscheide.
Werden künftig ausschliesslich automatisierte Einzelentscheidungen eingeführt, muss diese Erklärung vorab um die Art des Entscheids, die zugrunde liegende Logik und die vorgesehenen Rechte der betroffenen Personen ergänzt werden.
Sicherheitsvorfälle werden nach einem dokumentierten Verfahren beurteilt, eingedämmt und aufgearbeitet. Die zuständige Aufsichtsbehörde und betroffene Personen werden informiert, wenn und soweit das anwendbare Recht dies verlangt oder eine Information zum Schutz der betroffenen Personen erforderlich ist.
Diese Erklärung kann angepasst werden, wenn sich Bearbeitungen, Dienstleister, Rechtslage oder Systemfunktionen ändern. Massgebend ist die veröffentlichte Fassung mit Stand-Datum. Wesentliche Änderungen werden in geeigneter Weise bekannt gegeben; soweit eine Einwilligung erforderlich ist, wird sie erneut eingeholt.
Bitte keine Passwörter, Rücksetz-Tokens oder nicht erforderlichen sensiblen Daten per E-Mail senden.